Bạn có một số tài liệu Word, Excel hay PowerPoint quan trọng mà chỉ muốn một số ai đó có thể đọc và chỉnh sửa chúng. Với việc Microsoft mới đây đã giới thiệu Office Web Apps thì sự bảo mật càng cần thiết khi có nhiều người có thể đọc tài liệu của bạn. Ở đây chúng ta
sẽ thiết lập các bảo vệ cần thiết với Office 2010.
I - Hạn chế quyền truy cập biên tập (Restrict Editing Access)Với tính năng này người khác có thể đọc tài liệu của bạn nhưng chỉ có thể chỉnh sửa với các tính năng được bạn cho phép
Mở tài liệu của bạn ra vào
Backstage View, chọn
Info ->
Protect Document ->
Restrict Editing:
Menu
Restrict Formatting and Editing hiện ra:
Bạn có thể tuỳ chọn phương thức bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn chọn
Setting... trong mục
Formatting restrictions để thấy rõ các thiết lập và giới hạn tính năng chỉnh sửa văn bản:
Ở mục 2 bạn thiết lập chế độ bảo vệ và chọn những người có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn:
Sau khi thiết lập xong bạn ấn OK, chọn Yes khi được yêu cầu xác nhận rồi ấn
Yes, Start Enforcing Protection:
Điền mật khẩu bảo vệ vào:
Chọn Save để lưu các thiết lập.
Ở đây mình thiết lập chế độ là Read only vì thế
người khác chỉ có thể đọc tài liệu của mình và sử sử dụng các tính năng
chỉnh sửa được phép. Nếu bạn chia sẻ qua Live thì họ vẫn đọc được tài
liệu đó trên Office Web nhưng nếu muốn chỉnh sửa sẽ nhận được thông
báo:
Khi mở trên Word chỉ các tuỳ chọn chỉnh sửa bạn cho phép mới sử dụng được, còn lại sẽ bị mờ đi:
Và tất nhiên muốn full editing thì phải có password:
II - Đặt mã bảo vệ cho tài liệu của bạn
Với phương thức trên thì người khác vẫn đọc được tài liệu của bạn nhưng
không thể chỉnh sửa, còn nếu bạn muốn tài liệu là "tuyệt mật" thì chỉ việc thêm password là xong
Vào Backstage View -> Info -> Protect Document -> Encrypt with Password:
Nhập password và xác nhận lại pass:
Khi đó sẽ có thông báo bạn phải có pass mới có thể đọc tài liệu này:
Và khi nhấp đúp chuột vào file để mở thì:
Hi vọng với cách trên sẽ giúp bạn bảo mật tốt hơn tài liệu của mình. Trên Excel và PowerPoint tương tự nhưng đơn giản hơn. Và tính năng Restricted Editing chỉ có trong Word và Excel.
Bảo vệ tài liệu quan trọng của bạn với Office 2010 
Diễn đàn
Trang Chính
